Santri cuti, keluar, atau lulus
Mengubah status santri tanpa menghapus riwayatnya.
- 1
Banyak santri sekaligus
Untuk meluluskan atau mengeluarkan banyak santri sekaligus, pakai menu Kesantrian → Kenaikan Kelas: centang santrinya, pilih Luluskan atau Keluar / berhenti, lalu Terapkan. Santri otomatis dikeluarkan dari kelasnya. Lihat Kenaikan kelas dan tahun ajaran baru.
- 2
Buka data santri
Buka Santri, klik nama santri.
- 3
Ubah status
Ganti Status menjadi Cuti, Keluar, atau Lulus, lalu simpan. Santri tidak lagi dihitung aktif dan tidak ditagih iuran. Akun wali ikut nonaktif otomatis: wali tidak bisa masuk dan tidak lagi menerima WhatsApp/email, kecuali masih punya anak lain yang berstatus Aktif dengan nomor WA yang sama. Bila santri diaktifkan kembali, akun walinya ikut aktif lagi.
- 4
Santri keluar pindah ke arsip
Santri berstatus Keluar otomatis dilepas dari semua kelasnya dan pindah ke Arsip Santri Keluar. Namanya tidak muncul lagi di Data Santri, kelas, absensi, penilaian, rapor, tagihan iuran, kartu QR, Buku Penghubung, maupun laman wali. Pembayaran lamanya tetap tercatat di Buku Kas dan Laporan Keuangan.
- 5
Buka Arsip Santri Keluar
Di Kesantrian → Santri klik tombol Santri Keluar (angka di sampingnya = jumlah santri keluar). Di sana bisa mencari santri, melihat tanggal keluar dan riwayat iurannya, membuka datanya, dan Ekspor daftar santri keluar.
- 6
Aktifkan kembali
Bila santri kembali mengaji, klik Aktifkan di Arsip Santri Keluar (atau Aktifkan kembali di halaman santrinya), lalu Ya, aktifkan. Santri kembali aktif, akun walinya ikut aktif, dan kelas yang ditinggalkan saat keluar dimasukkan lagi bila kelasnya masih ada dan jadwalnya tidak bentrok. Bila tidak, masukkan lewat menu Kelas.
- 7
Cuti atau lulus
Santri Cuti dan Lulus tetap ada di Data Santri dengan saringan status. Keluarkan dari kelasnya di bagian kelas pada halaman yang sama bila perlu; selama masih tercatat di kelas, namanya tetap muncul di daftar absen guru.
Tips
Hapus hanya untuk data yang salah input. Menghapus santri ikut menghapus riwayat absensi dan nilainya. Akun walinya ikut terhapus, atau dinonaktifkan bila wali itu masih punya santri lain yang sudah tidak aktif.
Semua pesan ke wali (absensi, nilai, kwitansi, pengingat iuran, pengumuman) diperiksa dulu: nomor WA/email yang tidak lagi dipakai santri aktif mana pun tidak dikirimi. Di Log WhatsApp → Antrean pesan seperti itu tercatat gagal dengan alasan Wali santri sudah nonaktif.
Setiap perubahan tingkat atau status tercatat di Riwayat Kenaikan pada halaman santri, dan juga terlihat oleh wali.