Pengajuan dana dan reimburse
Mengajukan kebutuhan dana atau penggantian belanja, persetujuan bertanda tangan, pencairan, dan LPJ.
- 1
Pilih jalurnya
Buka Keuangan → Pengajuan Dana, klik Ajukan Dana. Pilih Permohonan Dana bila uang diminta sebelum belanja, atau Reimburse bila sudah belanja dengan uang sendiri.
- 2
Isi rincian
Isi judul, kategori pengeluaran, dan tanggal (untuk reimburse: tanggal belanja sesuai nota). Tulis setiap barang dengan jumlah dan harga satuannya; total dihitung otomatis. Lampirkan foto daftar harga bila ada. Untuk reimburse, foto nota wajib dan nota paling lama 30 hari sebelum diajukan.
Klik Simpan draf untuk melanjutkan nanti, atau Ajukan untuk mengirim. Penyetuju langsung mendapat WhatsApp.
- 3
Persetujuan dengan tanda tangan
Pengajuan sampai Rp500.000 disetujui Bendahara, di atasnya Kepala TPQ (batasnya diatur di Pengaturan → Keuangan). Penyetuju membuka pengajuan dari kotak Perlu tindakan Anda, bisa mengurangi nominal, lalu menekan Setujui & Tanda Tangani. Tanda tangan dari Akun Saya otomatis terpasang; bila belum ada, kotak terisi tanda tangan otomatis (nama Anda dengan huruf tulisan tangan). Ingin tanda tangan asli? Ketuk Hapus & ulangi, lalu tulis langsung atau ketuk Unggah gambar tanda tangan. Pilihan lain: Minta Perbaikan atau Tolak dengan catatan. Pengajuan sendiri tidak bisa disetujui sendiri.
- 4
Pencairan oleh Bendahara
Bendahara memilih Tunai atau Transfer (bukti transfer wajib), tanda tangan, lalu Cairkan Dana. Untuk tunai, penerima bisa ikut tanda tangan di HP yang sama. Pengeluarannya otomatis tercatat di Buku Kas. Reimburse langsung selesai pada tahap ini.
- 5
Kirim LPJ
Setelah dana diterima, pemohon membuka pengajuannya lalu mengisi realisasi pemakaian sesuai nota dan memotret semua nota. Batasnya 7 hari sejak dicairkan. WhatsApp pengingat dikirim sehari sebelum batas dan saat terlambat. Selama ada LPJ yang terlambat, pemohon tidak bisa mengirim pengajuan baru.
- 6
Bendahara mengesahkan LPJ
Bendahara memeriksa nota, lalu Sahkan & Selesaikan dengan tanda tangan, atau Minta Perbaikan. Sisa uang yang dikembalikan otomatis tercatat sebagai pemasukan Pengembalian Dana, kekurangan yang diganti tercatat sebagai pengeluaran.
- 7
Cetak
Klik Cetak di halaman pengajuan untuk formulir pengajuan dan LPJ lengkap dengan tanda tangan digital dan stempel TPQ, siap disimpan sebagai PDF.
Tips
Ustadz hanya melihat pengajuannya sendiri. Pengurus, Bendahara, dan Kepala TPQ melihat semua; ketuk Pengajuan saya untuk menyaring milik sendiri.
Superadmin bisa menyetujui semua nominal sebagai cadangan bila Kepala TPQ berhalangan.
Catatan Buku Kas dari pengajuan dana tidak bisa dihapus manual. Ketuk keterangannya di Buku Kas untuk membuka pengajuannya.
Rekap jumlah diajukan, disetujui, dicairkan, dan LPJ yang masih tertunda tampil di Laporan Keuangan.
Teks WhatsApp setiap tahap bisa diubah di Pengaturan → WhatsApp → Template Pesan, bagian Pengajuan Dana.